Die Gebr. Gentile AG bewegt sich in einer eng umkämpften Branche mit knappen Margen. Nur durch Agilität, Effizienz, stetige Prozessoptimierung und eine schlanke Organisation ist das Unternehmen wirtschaftlich erfolgreich. Renato Häfliger (r), Mitinhaber und Geschäftsführer der Gebr. Gentile AG, setzt auf Lean Management und ist überzeugt: "Wir sind einer der digitalsten Player im Markt und können uns deshalb und dank langjährigen, loyalen
Kundenbeziehungen von Mitbewerbenden differenzieren. Umso wichtiger ist, dass wir Digitalisierung und Automatisierung weiter vorantreiben. Dafür ist die Alos Solution AG unser idealer Partner. Das Alos-Team handelt pragmatisch, proaktiv und evolutionär. Genau das brauchen wir."
Durch die Integration der Digitalisierung in die Unternehmensphilosophie wollte sich das Unternehmen von der Konkurrenz abheben und sichschneller, effizienter sowie dynamischer machen. Das Entwicklungspotenzial sei riesig gewesen, erinnert sich Häfliger. "Mit unseren monatlich rund 15‘000 Dokumenten – fast alle auf Papier gedruckt – sind wir an eine Belastungsgrenze gestossen. Seit 2015 haben wir dank unserer personalisierten Datenmanagement-System-Lösung der Alos bis auf die Revisionspapiere kein Archiv mehr, sparen Zeit und können Qualität und Stabilität der Unternehmensleistung entscheidend erhöhen." Häfliger ist überzeugt: "Stillstand ist Rückschritt. Nur wer sich stetig vorwärtsbewegt, macht langfristig Gewinn."
"Das Change Management war unsere grösste Aufgabe", erzählt Häfliger. "Früher waren wir sehr statisch. Plötzlich ist viel passiert. Nach der Einführung haben uns Mitarbeitende verlassen, da sie sich mit dem Wandel nicht anfreunden konnten. Es brauchte viel Feingefühl und sukzessive Veränderung. Heute ist Change eine Konstante bei uns." Häfliger bekommt aufgrund des hohen Digitalisierungsgrads seines Unternehmens sogar Blindbewerbungen. "Unser effizientes Arbeiten ist attraktiv. Schon lange vor Corona haben wir im Home Office, mit Microsoft Teams, virtuellen Desktops und orts- sowie zeitunabhängigen Prozessen gearbeitet. Den Corona-Schock kennen wir nicht."
Planung der korrekten Abläufe
Eine stetige Herausforderung sei auch die Planung der korrekten Abläufe, so Häfliger: "Was wollen wir? Was priorisieren wir? Wann realisieren wir welches Projekt? Welcher Prozess läuft über welches Tool? Wie wird was miteinander verbunden?" Häfliger sagt, er mache sehr vieles selbst und lerne dabei immer weiter. Aber auch die Unterstützung durch die Software-Partner sei entscheidend. "Die Alos ist agil und unkompliziert. Wir wollen nicht zuerst zwanzig Seiten starre, formale Konzepte schreiben. Wir wollen eine schelle Entwicklung und eine direkte Kommunikation mit einem Partner, der uns versteht. Genau das bietet die Alos", meint Häfliger.
Die derzeit über dreissig Automatisierungsprozesse der Gebr. Gentile AG und ihrer Tochterfirmen sind enorm weitreichend und werden laufend ausgebaut. Das Unternehmen hat in Sachen Digitalisierung schon längst eine Vorreiterrolle übernommen – nicht nur in der eigenen Branche. Die Systemlandschaft ist komplex und explizit auf die Bedürfnisse der Gebr. Gentile AG zugeschnitten. "Zuerst haben wir ein neues ERP eingeführt. Dann folgte die Integration des Datenmanagement-Systems", erläutert Häfliger seine Vorgehensweise. Via Web-Suche nach einem idealen Partner sei er auf die Alos Solution AG gestossen.
Weiterer Ausbau der Systemlandschaft
"Die Alos hat uns auf ihre unabhängigen Lösungen aufmerksam gemacht und die Systeme auf unsere Bedürfnisse angepasst. JobRouter dient uns heute als Workflow-Tool, das Datenmanagement-System DocuWare verwaltet und archiviert die Dokumente", erklärt Häfliger. Mit Unterstützung der Alos Solution AG hat Häfliger seine Soft- und Hardware-Umgebung genau geplant und realisiert. Im heutigen Setup haben JobRouter, DocuWare, Microsoft Dynamics 365 Business Central und Microsoft Teams jeweils ganz spezifische Aufgaben und wurden entsprechend individualisiert wie verknüpft. In der Folge werden nur einzelne Prozesse der umfangreichen Gesamtlösung beschrieben.
"Gemeinsam mit der Alos wollen wir unsere Systemlandschaft weiter ausbauen und unseren Kreditoren-Workflow erweitern", schildert Häfliger seine Zukunftsvisionen. "Weiter haben wir zum Ziel, sämtliche Lieferpapiere nur noch digital verfügbar zu machen. All unsere Prozesse sollen noch vernetzter und automatisierter werden. Wir setzen auf Machine Learning und Artificial Intelligence, wollen diese spannenden Tools baldmöglichst einsetzen und sehen uns als Early Adopter. Wichtig ist aber auch der Ausbau der ortsunabhängigen Arbeitsweise. Wir möchten unseren Mitarbeitenden eine stimmige Work-LifeBalance bieten und eine flexible Arbeitsweise ermöglichen.» Ein topaktuelles Thema sei weiter der Schutz des komplexen Systems vor Unterbrüchen, so Häfliger. Denn die Gebr. Gentile AG ist ein 24-StundenBetrieb mit Frischware. Systemunterbrüche darf es keine geben.
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Renato Häfliger
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